Avere un ricco archivio di documenti cartacei e non sapere come conservarli: malgrado la smaterializzazione figlia delle tecnologie multimediali sempre più diffuse, sono tanti coloro i quali fanno ancora ricorso a documenti in formato cartaceo. Per la verità, a livello di sicurezza si consiglia sempre di mantenere entrambi i formati, web e fisico, di modo che se uno dei due dovesse andare perduto resterebbe comunque l’altro.
D’altra parte alcuni documenti sono di fondamentale importanza e, secondo la normativa italiana, devono essere conservati per diversi anni, in quanto la loro visione potrebbe essere richiesta anche a distanza di tempo. Ed allora ecco che conviene organizzarsi al meglio predisponendo un archivio fisico all’interno del quale inserire i propri documenti di carta. La soluzione migliore e più comoda arriva dalle buste portadocumenti: un modo per archiviare e conservare in sicurezza fatture, bollette pagate, scontrini ed altri documenti, soprattutto di natura fiscale, che possono essere richiesti anche a distanza di anni.
L’importanza di conservare documenti in ottimo stato
Perché conservare documenti cercando di mantenerli quanto più possibile in buono stato? Perché può succedere di ricevere controlli, anche a distanza di anni, nei quali si richieda la visione di questi documenti cartacei.
A casa o in ufficio si dovrebbe tenere un archivio fisico caratterizzato da buste portadocumenti, che sono ideali per la conservazione: sono resistenti, in grado di custodire al meglio i fogli contenuti al proprio interno, impermeabili, disponibili in tantissimi formati e declinazioni.
Oggi è possibile acquistare buste per portare i documenti e preservarli anche direttamente in rete, scegliendo anche formati personalizzati: ogni singola busta può essere archiviata ed etichettate con una sigla o un codice, così da essere facilmente rintracciabile nel caso di necessità.
Quali sono i documenti da conservare e da archiviare all’interno di apposite buste, in quanto maggiormente passibili di controlli futuri? Si parla soprattutto di documenti fiscali, quindi dichiarazione dei redditi, bollette di servizi, scontrini, fatture fiscali, multe pagate, tasse versate.
Archiviare ed etichettare documenti
In generale le buste portadocumenti risultano utili per conservare carte di ogni genere in un ufficio: chi lavora in ambito aziendale dovrà fare i conti con una mole enorme di documenti di varia natura da archiviare ed etichettare: diventa di assoluta importanza che tutto quanto sia fatto in modo efficace e pratico. Grazie alle buste portadocumenti è possibile preservare carte di ogni genere archiviandole ed etichettandole per essere prontamente trovate in caso di necessità.
Il tutto a testimonianza di come, anche in epoca multimediale dove tutto quanto si muove online, esistono ancora strumenti fisici indispensabili per l’archiviazione materiale di documentazione varia.
